Гражданское право

Как производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника?

Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом (ст.

См. образец составления приказа.

Рабочий год может не совпадать с календарным, так как для каждого работника он начинается со дня, в который работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Например, рабочий год работника, принятого на работу 05.07.2011, истекает 04.07.2012.

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска.

Если работодатель не может удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении, последний может возместить ее в добровольном порядке. Основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013.

Трудовой кодекс РФ содержит ограничения для удержания за отпуск, предоставленный авансом.

Так, удержание не производится при увольнении работника по следующим основаниям:

Из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 процентов суммы после вычета НДФЛ (ч.

1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то сумма превышения может быть погашена работником добровольно. Основания для взыскания с указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (ч.

4 ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Кроме того, работодатель вправе «простить» работнику задолженность за неотработанные дни отпуска.

  1. Образец составления приказа об удержании из заработной платы при увольнении

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении?

В таком случае предполагается, что после окончания отпуска работник выйдет на рабочее место и отработает положенное время.

Однако не всегда на практике такое бывает. Иногда работник, отдохнув авансом, вскоре увольняется, не отработав положенный период за предоставленный отпуск. В этом случае право работодателя удержать сумму отпускных, излишне выплаченных работнику.

Однако здесь имеются определенные ограничения, о которых работодателю нужно знать.

Прежде всего, нужно помнить о том ограничении, которое установлено на удержание из месячной зарплаты. Работодатель не может удержать более 20 %-тов от суммы, предназначенной к выплате.

В данном случае 20% следует считать не от начисленной суммы, а от той, которая положена к выплате (из нее должен быть вычтен НДФЛ).

Если сумма отпускных, подлежащая удержанию из выплат при увольнении, больше, чем 20%, то оставшуюся сумму придется удерживать иным образом.

20% из зарплаты, положенной к выплате при увольнении, работодатель может удержать, не спрашивая согласия у работника.

Для этого достаточно подготовить приказ. Оставшуюся часть излишне выплаченных отпускных придется взыскивать с работника в добровольном порядке. То есть работник должен самостоятельно, осознанно внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на счет работодателя.

Если работник делать этого не хочет, то работодатель ничего не сможет сделать, заставить он не может.

Удержание проводится при наличии документального обоснования. В данном случае формируется приказ.

Нужно ли удерживать средства за предоставленные авансом дни отдыха?

Работник, постоянно проработав минимум 6 полных месяцев в организации, может рассчитывать на очередной оплачиваемый отпуск в полном объеме. Получается, что предприятие дает своему труженику отпуск авансом, предполагая, что он дальше также будет продолжать свои трудовые отношения с компанией. Однако сотрудник не всегда дорабатывает указанный период в 6 месяцев. Часто сотрудник изъявляет желание расторгнуть трудовой контракт раньше 6 месяцев.

В данном случае фирма имеет полное право удержать с работника выплаченные ему суммы отпускных, использованные авансом.

В каких случаях вернуть деньги не получится?

Все же бывают случаи, когда у работодателя нет законного основания на взимание излишне начисленных сумм отпуска. Производить удержание запрещено, если увольнение было произведено по следующим причинам:

  1. При официальном сокращении штата или численности сотрудников компании (п. 1.2 ст. 81 ТК РФ).
  2. Отказ работника на перевод на иное место работы по медицинскому заключению или при отсутствии вида работы для сотрудника по тем же причинам (п. 1.8 ст. 77 ТК РФ).
  3. При полной или частичной ликвидации организации (п. 1.1 ст. 81 ТК РФ).
  4. Если произошла смена лица, имеющие собственнические интересы – владельца фирмы, начальника отдела, главного бухгалтера и т.д. (п. 1.4 ст. 81 ТК РФ).
  5. Призыв работника на воинскую или альтернативную гражданскую службу (п. 1.1 ст. 83 ТК РФ).
  6. При восстановлении на работу ранее уволенного сотрудника по решению суда и (или) трудовой инспекции (п. 1.2 ст. 83 ТК РФ).
  7. По причине смерти владельца бизнеса или сотрудника (п. 1.6 ст. 83 ТК РФ).
  8. Если компания не имеет возможности продолжать свою деятельность по обстоятельствам, которые правительство РФ признало как форс-мажор (п. 1.7 ст. 83 ТК РФ).
  9. Если медицинская комиссия признала нетрудоспособным своего работника (п. 1.5 ст. 83 ТК РФ).

Как оформить возврат отпускных работника, отгулявшего авансом?

Если собственник все же решил, что сотрудник должен погасить долг за неотработанный отпуск, то в день увольнения необходимо составить приказ об удержании денежных средств с указанием статьи, по которой расторгается договор между тружеником и организацией.

Также в данном приказе необходимо указать за какое количество дней необходимо произвести удержание из зарплаты за излишне использованные дни отдыха с указанием суммы. При этом, сумму выплат в приказе необходимо указывать с учетом подоходного налога.

Если с работника необходимо удержать другие суммы (за спецодежду, причинение ущерба предприятию и прочие удержания) – это также должно быть оговорено в приказе.

Методика расчета долга

Для расчета задолженности работника за лишний отпуск необходимо знать 2 основных показателя: количество дней переиспользованного отпуска (КДПО) и среднедневная сумма для расчета отпуска при увольнении (СДО). Алгоритм расчета сумм удержания следующий:

    Определяем количество дней отпуска, которое переиспользовал работник. Для этого необходимо применять соответствующий расчет.

КДПО = КДИО – ПОО /12 * КОМ, где:

  • КДИО – количество дней использованного отпуска в году.
  • ППО – продолжительность очередного отпуска.
  • КОМ – количество отработанных месяцев до увольнения.

ППО законодательством утверждено 28 календарных дней. Однако есть некоторые категории видов работ и профессий, которым в году положено большее количество дней отдыха. Определяем среднедневной заработок. Он высчитывается по определенным правилам.

Для расчета среднедневного заработка для учета переиспользованных отпускных берется значение среднедневной, из которой считались последние отпускные.

Например, сотрудник в апреле использовал 28 дней отпуска, средняя зарплата составляла 678,52 р. в сутки. В июле этот работник рассчитывается. Из его зарплаты необходимо удержать 12 дней лишнего отпуска. Средний будет равен 678,52 – среднему заработку, по которому были отплачены отпускные.Определяем сумму переиспользованного отпуска (ПО). Для нее тоже применяется соответствующая формула.

ПО = КДПО * СДО

Данная формула применима в случае, если в том периоде, когда работник находился в отпуске, не было повышения тарифных ставок. Если же повышение было, то дни излишне выплаченного отпуска нужно будет поделить на дни до повышения и после.

  • КПДО1 и КДПО2 – количество дней излишне начисленных отпускных до и после повышения соответственно.
  • СДО1 – средняя зарплата для расчета отпускных.
  • СДО2 – средняя зарплата для расчета отпускных с учетом коэффициента повышения заработной платы.

В соответствии со ст. 138 ТК РФ удержания не могут превышать 20% от получаемого дохода работником.

В отдельных случаях размер удержаний может быть увеличен до 50% от дохода. Излишнюю сумму работник может погасить самостоятельно путем внесение наличных в кассу.

Либо необходимую сумму работник должен внести на расчетный счет предприятия в банке.

Для работающего полгода

Бородин В.И. устроился на предприятие 01.02.2017г. По закону он может претендовать на 28 дней отдыха. Проработав полгода, он берет очередной оплачиваемый отпуск с 01.08.2017г на 28 календарных дней за период работы с 01.02.2017 по 31.01.2018г. За 28 дней ему было начислено 35872,20 р. Находясь на отдыхе, он нашёл себе более выгодное место работы и после окончания отпуска увольняется.

    Рассчитаем количество излишне выплаченных дней отдыха:

КДПО = 28 – 28 / 12 * 6 = 14. Средний заработок для удержания будет следующим:

СДО = 35872,20 / 28 = 1281,15 р. Рассчитаем сумму отпускных, которая была переплачена работнику:

ПО = 14 * 1281,15 = 17936,10 р.

Бородину при увольнении необходимо будет погасить задолженность в размере 17936,10 р.

Для сотрудника со стажем более года

Порохов В.С. работает на предприятии уже несколько лет. Он идет в отпуск по графику с 01.06.2017г по 28.06.2017г на 28 дней за период работы с 01.03.2017 по 28.02.2018г. Отпускные ему оплачены в размере 27080,20р. Оклад работника составлял на момент отпуска 30000 р., но с 25.06.17г на предприятие было повышение тарифных ставок и оклад Порохова стал 32500р. Несмотря на это, он уходит с предприятия 20.11.17г.

    Дни излишне отгулянного отдыха Порохова составляют:

КДПО = 28 – 28 / 12 * 9 = 7 (с 22.06.17г по 28.06.17г). Средняя зарплата, из которой производился расчет отпускных, составляла:

СДО = 27080,20 / 28 = 967,15 р. Поскольку было повышение оклада, то необходимо посчитать средний доход и дни до и после повышения:

  • КДПО1 = 3 (с 22.06.17г по 24.06.17г).
  • КДПО2 = 4 (с 25.06.17г по 28.06.17г).
  • СДО1 = 967,15р.
  • СДО2 = 967,15 * (32500 / 30000) = 1047,75р.
  • Рассчитаем сумму, которую должен будет возместить работник:

    ПО = 3 * 967,15 + 4 * 1047,75 = 7092,45р.

    Возврату предприятию подлежат отпускные за 7 календарных дней в размере 7092,45р.

    Как удержать НДФЛ и взносы?

    Когда работнику были начислены отпускные, одновременно с ними были также удержан подоходный налог и начислены все взносы во внебюджетные организации. Однозначно не следует корректировать сумму НДФЛ тем месяцем, когда были начислены отпускные. Если заработная плата за последний месяц работы позволяет снять излишне начисленную сумму дней отпуска, то и подоходный налог должен браться с откорректированной суммы, т.е. не только с заработной платы, а с зарплаты, уменьшенной на сумму переиспользованного отдыха.

    Идентично выглядит ситуация и со страховыми взносами. Например, если рассчитывается сотрудник 25.12.17г., зарплата за декабрь составит 24850,00р., а удержать необходимо 2850,00р. за отпуск отгулянный ранее. НДФЛ составит (24850,00 – 2850,00) * 13% = 2860,00 р. Взнос в ПФР составит (24850,00 – 2850,00) * 22% = 4840,00 р.

    Что делать, если зарплаты не хватило, чтобы покрыть задолженность?

    Если же заработная плата за последний месяц работы не позволяет в полном объеме удержать сумму за излишне выплаченный отпуск, то работник может добровольно внести в кассу предприятия или на расчетный счет лишнюю сумму. При этом не обязательно в кассу вносить сумму, которая пройдет по начислениям.

    Поскольку будет произведен возврат всех налогов и взносов, работнику достаточно будет погасить в кассу излишне начисленную сумму за минусом 13% подоходного налога.

    Если зарплата не позволяет произвести удержание, а сотрудник отказывается погасить свою задолженность, то у работодателя два выхода. Два пути выхода из ситуации, когда для удержания суммы не хватает зарплаты:

    • подать в суд,
    • простить работнику его задолженность.

    При этом следует учесть, что не всегда в подобных случаях суд бывает на стороне предпринимателя, очень часто в подобных спорах работодателю отказывают в его просьбе.

    Заключение

    Если при расчете необходимо удержать излишне выплаченную сумму отпускных, то необходимо учесть некоторые особенности. Особенности удержания излишне выплаченных сумм отпускных:

    1. средний заработок берется не от даты увольнения, а с последних оплаченных отпускных,
    2. удержание не должно превышать 20% от дохода работника,
    3. необходимо обратить внимание на причину увольнения.

    Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?

    Работодатель может воспользоваться этим правом, но оно не является его обязанностью.

    Компания может не взыскивать средства. Тогда стороны составляют соглашение о прощении долга по переплате отпускных, в котором указывают:

    • полное название организации,
    • ФИО сторон и должности,
    • число неотработанных дней,
    • сумму долга,
    • номер подтверждающего задолженность бухгалтерского документа.

    Один экземпляр получает сотрудник, другой — работодатель.

    Общая сумма, которую можно удержать по разным причинам, не должна превышать 20% от дохода сотрудника (согласно п. 1 ст. 138 ТК РФ) за минусом налоговых вычетов. В случаях, предусмотренных федеральными законами, она достигает 50%. И 70%, если он занят на исправительных работах, выплачивает алименты, возмещает вред, причиненный здоровью другого лица, преступными действиями или вред, закончившийся смертью кормильца.

    В каких случаях не допускается удерживать средства с сотрудника?

    ТК РФ лишает работодателя такого права, если:

    • сотрудника увольняют из-за ликвидации компании (согласно п. 1 ст. 81 ТК РФ),
    • он уходит из-за процедуры сокращения (п. 2 ст. 81 ТК РФ),
    • причиной увольнения стала смена собственника компании (по этой причине п. 4 ст. 81 ТК РФ запрещает удерживать средства с неотработанных отпускных генерального директора и главного бухгалтера),
    • работник призван на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ),
    • контракт расторгнут из-за смерти одной из сторон трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ),
    • по медицинским показаниям сотрудник более не может работать на этом месте и должен быть переведен, однако в компании нет подходящей вакансии (п. 8 ст. 77 ТК РФ),
    • по медицинским показаниями сотрудника нужно перевести на другое место, но он отказался от перевода (п. 8 ст. 77 ТК РФ),
    • работник получил инвалидность, заболевание или травму, из-за которых не способен продолжать трудовую деятельность (п. 5 ст. 77 ТК РФ),
    • причиной расторжения договора стали форс-мажорные обстоятельства — природные и техногенные катастрофы, чрезвычайные ситуации (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

    Как оформить возврат отпускных?

    В трудовом законодательстве не установлен четкий порядок составления приказа об удержании.

    Приказ, написанный в произвольной форме, содержит:

    Работодатель должен засвидетельствовать ознакомление и согласие сотрудника его подписью. Это поможет им избежать разбирательств в дальнейшем.

    Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом

    Используют следующий механизм:

      Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.

    Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:

    • количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33,
    • полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска,
    • оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.
  • Рассчитывают сумму неотработанных отпускных. Как и размер отпускных, она зависит от среднедневного заработка.

    Порядок его расчета:

    • сумму всех полученных работником выплат (заработная плата, премии, компенсации и другие средства) разделить на число фактически отработанных дней,
    • полученную цифру умножить на количество неотработанных дней.

    В отпуске или после него заработная плата могла измениться. Тогда сумма удержанных отпускных будет рассчитываться на основе того заработка, который он получал на момент выдачи отпускных.

    НДФЛ и налоговые взносы

    Если сотрудник получил отпускные на большую сумму, чем фактически отработал, то база его налоговых отчислений была завышена. Дальнейшие коррективы в документации зависят от того, какое решение приняла компания.

    Если стороны подписывают соглашение о прощении долга, НДФЛ и страховые взносы работника не пересчитываются.

    Работодатель корректирует базу налога на прибыль, вычтя «прощеную» сумму из расходов на оплату труда (по п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Иначе она рискует попасть в экономически необоснованные расходы.

    Если работодатель решил удержать средства, то это уменьшает НДФЛ и взносы в том месяце, когда сотрудник возвращает фирме неотработанную сумму. Корректировку документов проводят в день увольнения.

    В 2-НДФЛ указывают, сколько работник получил в день окончательного расчета. Из этого вычитают удержанную сумму.

    Приняв решение об удержании, организация обязана в 10-дневный срок письменно оповестить сотрудника о том, что из его отпускных за неотработанный отпуск удерживается часть НДФЛ. Тогда он пишет заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

    Что делать, если удерживаемой суммы не хватило, чтобы вернуть задолженность?

    Иногда сумма удержания оказывается больше тех 20%, которые организация имеет право взыскать с него по закону.

    Тогда у работодателя есть 3 варианта:

    1. простить оставшуюся часть долга и составить соответствующее соглашение,
    2. попросить увольняющегося работника погасить его по собственной воле через кассу компании или ее счет в банке,
    3. обратиться в суд с требованием обязать работника вернуть деньги.

    Однако работник не обязан идти навстречу. Попытки работодателя не отдавать трудовую книжку до погашения долга или влиять на него иными способами будут расцениваться как нарушение.

    Из-за неоднозначности судебной практики по этому вопросу решение может быть вынесено как в пользу сотрудника, так и работодателя.

    Каждый сотрудник может получить оплачиваемый 28-дневный отпуск после 6 месяцев деятельности на текущего работодателя. Если он уволится до окончания календарного года, то получится, что часть этого отпуска он не отработал. При увольнении организация имеет право взыскать с него оплату неотработанных дней отпуска, но не более 20% от суммы выплаты.

    Случаи, когда средства не могут быть удержаны по закону, определены ст. 81 ТК РФ.

    Как удержать излишне выплаченные отпускные?

    Прежде всего, нужно помнить о том ограничении, которое установлено на удержание из месячной зарплаты. Работодатель не может удержать более 20 %-тов от суммы, предназначенной к выплате. В данном случае 20% следует считать не от начисленной суммы, а от той, которая положена к выплате (из нее должен быть вычтен НДФЛ).

    Если сумма отпускных, подлежащая удержанию из выплат при увольнении, больше, чем 20%, то оставшуюся сумму придется удерживать иным образом.

    Нужно понимать, что работодатель, предоставляя отпуск работнику авансом, делает это по собственному желанию, никто его не заставляет. Выдавая отпускные авансом, он также должен понимать, что в случае увольнения он может не удержать всю сумму из выплат работника по причине существующего ограничения.

    20% из зарплаты, положенной к выплате при увольнении, работодатель может удержать, не спрашивая согласия у работника. Для этого достаточно подготовить приказ. Оставшуюся часть излишне выплаченных отпускных придется взыскивать с работника в добровольном порядке. То есть работник должен самостоятельно, осознанно внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на счет работодателя. Если работник делать этого не хочет, то работодатель ничего не сможет сделать, заставить работника он не может.

    Удержание проводится при наличии документального обоснования. В данном случае формируется приказ.

    Образец приказа об удержании денег из зарплаты при увольнении

    Приказ оформляется в свободном виде. В его текст включается такая информация:

    • причина удержания — в данной ситуации можно указать «погашение задолженности по отпускным в связи с увольнением до прекращения рабочего года, за который предоставлен отпуск». Причина может быть сформулирована иным образом, никаких строгих требований в данном случае не предъявляется,
    • распоряжение удержать сумму отпускных за дни отпуска, не отработанные сотрудником по причине досрочного увольнения (прописывается сумма, подлежащая удержанию, и число отпускных неотработанных дней, за который нужно провести удержание из зарплаты при увольнении),
    • распоряжение о назначении ответственного работника, на которого будет возложена функция воплощения распоряжений руководителя на практике.

    Приказ нумеруется, подписывается руководителем, после чего передается для ознакомления ответственному лицу и самому работнику под роспись.

    Приказ об удержании отпускных за неотработанные дни отпуска образец — скачать.

    Порядок удержания излишне выплаченных отпускных

    При увольнении бухгалтер проводит расчет для выплаты в последний рабочий день, при этом используется форма записки-расчета Т-61. В данной форме указывается в том числе, количество дней, представленных работнику авансом. На оборотной стороне бланке Т-61 бухгалтер проводит расчет отпускных, пропорциональных этому числу дней. Данная сумма отпускных отнимается от начисленной к выплате суммы в пределах 20%. Причем сделать это можно на основании утвержденного приказа, образец которого представлен для скачивания выше.

    О той сумме, которую удержать не получится, нужно сообщить работнику, чтобы он ее закрыл самостоятельно и в добровольном порядке. Если работник отказывается, то это его право, работодателю придется списать данную суммы в своих расходы.

    Удержание отпускных при увольнении за неотработанное время — это право работодателя. Он не обязан этого делать, если не хочет. Однако если такое желание есть, то нужно руководствоваться ТК РФ, который содержит некоторые ограничения на проведения данной процедуры, помимо указанного 20-типроцентного барьера.

    Существуют ситуации, когда удерживать отпускных, выплаченные авансом работнику, работодатель не имеет права.

    Когда нельзя удержать отпускные за неотработанное время?

    При увольнении нельзя с работника удержать отпускные, выплаченные заранее и неотработанные, в следующих ситуациях:

    1. ликвидация или закрытие фирмы,
    2. сокращение сотрудника,
    3. призыв на службу в армию,
    4. отказ от перевода в другой город, страну, местность вместе с работодателем,
    5. смена владельца компании (актуально для руководящего состава),
    6. нетрудоспособность работника по состоянию здоровья (должно подтверждаться медсправкой),
    7. чрезвычайные и стихийные ситуации.

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

    Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

    +7 (499) 653-60-72 доб.445 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

    Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе.


    Смотрите видео: Компенсация отпуска при увольнении в 1С Бухгалтерия (October 2020).