Хозяйственное право

Акт приема-передачи денег кассы при смене кассира

На сегодняшний день не зафиксирован специальный нормативный правовой документ, с помощью которого бы один кассовый работник мог передавать дела другому. Поэтому руководство каждой организации разрабатывает себе правила, как передавать дела от одного кассового работника к другому, опираясь на общие требования к нормативно–правовым актам.

Во время смены кассовых работников обязательно нужно составить документ о приёме–передаче кассовых денег (акт) и документ про инвентаризацию. С кассовым работником, который принял кассу, следует подписать договор об ответственности за сохранность денежных средств, которые он принял. Категорически запрещена передача обязанностей работника кассы постороннему лицу.

Образец акта приема-передачи денежных средств при смене кассира можно скачать внизу статьи.

На нашем сайте можно скачать другие образцы акта приема-передачи:

Образец оформления

Инвентаризацию кассы следует проводить после согласования приказа от руководства. В этом случае назначают комиссию, составляющую акт об итогах инвентаризации денежных средств, которые есть в наличии.

Акт можно оформить произвольной формы, но обязательно он должен быть составлен на три экземпляра, поскольку один образец пойдёт бухгалтеру, второй достанется работнику несущему матответственность, при сдаче денег, а третий вручается тому ответственному лицу, что принимало деньги. Акт о приеме–передаче денег идёт на подпись каждому лицу, входящему в комиссию и кассовому работнику.

В составе комиссии нужно, чтобы было включено три лица, минимально это председатель и лица, состоящие в комиссии.

Во время приема-передачи денежных средств в обязанности лиц входящих в комиссию входит пересчитывать деньги, находящиеся в наличности на данный момент. При этом обязательное присутствие обоих кассиров, между которыми осуществляется процедура приема-передачи. Полученный результат необходимо зафиксировать по форме акта приема-передачи. Пример заполнения данного бланка предоставляется ниже.

Повторимся, что данный бланк — это примерное оформление передачи дел, и придерживаться данного образца совершенно необязательно. Возможно, что приём или передача дел совсем не зафиксируется документально, то никакого нарушения здесь не произойдёт.

Образец акта приема-передачи денежных средств кассы (при смене кассира)

Бланк акта должен содержать следующую информацию:

  • Наименование организации,
  • Название документа – акт приема-передачи кассы,
  • Состав комиссии – ФИО и должность каждого члена комиссии, а также ее председателя,
  • Фактическая сумма денежных средств в кассе,
  • Сумма наличности по бухгалтерскому учету,
  • Сумма излишек,
  • Сумма недостачи (если выявлены),
  • Номер последнего приходного кассового ордера и расходного кассового ордера,
  • Подписи кассиров (сдающего кассу и принимающего ее),
  • Подписи всех членов комиссии.

Пример оформления данного бланка можно скачать по ссылке ниже.

Необходимо оформить несколько экземпляров акта – для кассира, сдающего кассу, для кассира, принимающего кассу, для бухгалтерии.

Акт приема-передачи денежных средств кассы при смене кассира образец – скачать.

Когда необходимо составление акта приема-передачи кассы (образец)

Передаточный и инвентаризационный акты в отношении денежных средств кассы составляются когда:

  • Происходит реорганизация предприятия, его продажа, аренда,
  • Перед составлением бухгалтерского годового отчета,
  • С целью выявления фактов хищения или злоупотребления своими обязанностями,
  • В форс-мажорных ситуациях, последствия пожара, затопления,
  • При передаче денежных ценностей кассы одним лицом другому.

Также такой документ, как результат проверки выполняется с целью усиления контроля на предприятии или по требованию ревизоров.

Содержание акта приема-передачи денег при смене кассира

Акт формируется в произвольной форме, но при этом он должен содержать основные моменты:

  • Название организации,
  • Дата и место составления – число имеет особое значение, без его наличия может в дальнейшем произойти путаница в бухгалтерском балансе и весь документ в целом будет считаться недействительным,
  • Название документа с указанием повода – передача денежных средств кассы между кассирами,
  • Данные кассира, передающего средства – ФИО, должность, место проживания, паспортные данные,
  • Состав комиссии – ФИО, должности,
  • Выявленная наличная денежная сумма в кассе, можно с покупюрным перечнем,
  • Какая сумма должна быть согласно бухгалтерскому учету,
  • Если были обнаружены излишки и недостачи необходимо указать их размер,
  • Номера последних приходных и расходных кассовых ордеров,
  • Подписи кассиров – сдающего и принимающего,
  • Подписи членов комиссии.

Важно: акт приема-передачи денег должен составляться в нескольких экземплярах – для каждого кассира и для бухгалтерии, если кассир один и проводилась проверка наличности в кассе, то только два экземпляра для бухгалтера и материально-ответственного работника.

Оформление результатов

После окончания проверки для ее документального оформления используются форма ИНВ-15 инвентаризационный акт или ИНВ-16 инвентаризационная опись ценностей.

Если проверка была внезапной ее оформляют документом о проверке наличности в кассе по форме № КМ-9.

Акт приема-передачи между кассирами является важным документом для обеих сторон, что требует от них особого внимания и серьезного подхода ко всему процессу передачи остатка денежных средств по кассе.

В каких случаях составляется акт

Акт может составляться в самых разных ситуациях:

  • при выполнении договора дарения, договора оказания услуг, купли-продажи, аренды, займа и т.д.
  • при передаче денег внутри компании – от одного бухгалтера (или кассира) другому, к примеру, при сдаче смены.

Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).

Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.

Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).

Почему акт, а не расписка

Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:

  • в отличии от расписки он подписывается не одной стороной, а двумя,
  • фиксирует непосредственную передачу денег, и при этом не налагая никаких обязательств ни на одну из сторон,
  • он может быть официально приложен в любому договору, став его неотъемлемой частью.

На что обратить внимание при составлении акта

Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.

Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.

  1. В «шапку» вносится:
    • наименование документа и коротко обозначается его смысл,
    • место и дата его составления,
    • если документ является приложением к договору, нужно дать ссылку на номер и дату заключения договора.
  2. После этого идет основная часть. Сюда необходимо вписать:
    • субъекты, которые составляют акт (названия организаций и ФИО ее представителей, ФИО ИП или гражданина РФ и их паспортные данные),
    • сумму, которая передается (обязательно цифрами и прописью),
    • удостоверить тот факт, что обязательства выполнены в полном объеме и надлежащим образом,
    • указать все прочие сведения, которые стороны считают нужным внести в данный документ (например, о форме передачи денег – банковский перевод, онлайн-перевод, векселя, «наличка» и т.д.).

Если есть какие-то приложения (чеки, квитанции и прочие документы), их оригиналы или копии можно также прикрепить к акту, отметив их наличие отдельным пунктом.

  • Заключительная часть акта должна содержать подписи обеих сторон (только «живые» — использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных при помощи различного рода клише недопустимо), а также печати, но только тогда, когда их применение обозначено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.
  • Нюансы оформления

    Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.

    Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.

    Особенности составления акта

    Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.

    Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.

    Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.


    Смотрите видео: Пробитие чека ВОЗВРАТ ТОВАРА в кассовом аппарате АМС 100К (October 2020).