Земельное право

Командировка дистанционного работника

Минтруд России опубликовал письмо от 09.06.17 № 14-2/ООГ-4733, в котором разъяснил, что если дистанционный работник был направлен в головной офис работодателя для выполнения служебного поручения, эту поездку следует признавать служебной командировкой. Оформление поездки при этом должно происходить в соответствии с положением о командировках, действующим в организации.

Поездка по распоряжению начальства - всегда командировка

Чиновники напомнили работодателям, что по нормам статьи 312.1 Трудового кодекса РФ дистанционной является работа, которую работник может выполнять вне места нахождения организации, либо ее филиалов и представительств. Дистанционный труд происходит без стационарного рабочего места, в работе используется интернет и другие информационные и телекоммуникационные технологии. При этом на всех дистанционных работников в равной степени распространяются нормы и требования российского трудового законодательства.

В статье 166 ТК РФ сказано, что служебной командировкой является любая поездка работника по распоряжению работодателя. Командировка назначается на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом, если работник филиала или обособленного подразделения едет в головной офис, находящийся вне места постоянной работы, на основании письменного решения работодателя, такая поездка также признается командировкой. Об этом даже отдельно сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 . Поэтому, любая поездка дистанционного работника по распоряжению начальства, в том числе в головной офис, также будет является служебной командировкой.

Служебные поездки дистанционного работника

В статье 312.1 ТК РФ установлено, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Эта глава не содержит положений, запрещающих направление дистанционных работников в командировку, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Минфин России в письмах от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978 указал, что из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для дистанционного работника местом постоянной работы является место его нахождения. Таким образом, любая поездка дистанционного работника вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя (в том числе и в офис работодателя) будет считаться командировкой.

Минтруд России подтверждает, что дистанционные работники могут направляться работодателем в командировку, и поездка такого работника в офис работодателя признается командировкой (письмо от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Командированному работнику гарантируется сохранение среднего заработка и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). К их числу относятся расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). В связи с этим, работодатель при направлении дистанционного работника в командировку должен возместить ему вышеуказанные расходы и выплатить средний заработок за время нахождения в командировке.

Зарубежная командировка

В письмах от 04.08.2015 № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852, № 03-04-06/44855 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда дистанционные работники российской компании — граждане Республики Беларусь выполняют работу на территории Республики Беларусь. Финансисты разъяснили, что к доходам от источников за пределами РФ относится такой непосредственно связанный с выполнением трудовых обязанностей, но не являющийся вознаграждением за выполнение этих обязанностей доход, как средний заработок, сохраняемый за данными работниками на период командировок.

Учитывая эти разъяснения, с доходов в виде среднего заработка и возмещения командировочных расходов дистанционного работника — нерезидента, трудящегося за пределами РФ, при его направлении в командировку в другое иностранное государство исчислять НДФЛ не нужно. Ведь доходы нерезидентов подлежат обложению НДФЛ, только если они получены от источников в РФ (п. 2 ст. 209 НК РФ).

При рассмотрении вопроса о налогообложении НДФЛ выплат командированному дистанционному работнику, который трудится за границей, на наш взгляд, нужно обратить внимание на письмо Минфина России от 18.01.2018 № 03-04-05/2325. В нем финансисты указали, что средний заработок работника российской организации при его направлении в зарубежную командировку является доходом от источников в РФ. Финансисты объяснили это тем, что при направлении работника в служебную командировку вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей ему не выплачивается. На время командировки за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Поэтому средний заработок за период нахождения в зарубежной командировке не может рассматриваться как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относится к доходам от источников в РФ. Однако из письма не ясно, даны эти разъяснения по поводу среднего заработка за время зарубежной командировки иностранного дистанционного работника или они касаются работников, место работы которых находится в России.

Вывод о том, что средний заработок при направлении работника в зарубежную командировку относится к доходам от источников в РФ, содержится и в письмах Минфина России от 11.10.2017 № 03-04-06/66426, от 01.02.2016 № 03-04-05/4368, от 11.03.2015 № 03-04-05/12589. Причем в письме от 01.02.2016 № 03-04-05/4368 он сделан и в отношении сумм возмещения командировочных расходов по зарубежной командировке. Поскольку из этих писем тоже не ясно, о каких именно работниках в них идет речь, не исключено, что разъяснения, данные в них, контролирующие органы будут применять и к дистанционным работникам, трудящимся за границей.

На наш взгляд, средний заработок и командировочные расходы по зарубежной командировке будут доходами от источников в РФ, только когда место работы командированного сотрудника находится в России. Ведь средний заработок сохраняется за ним по месту его постоянной работы. Если же место постоянной работы командированного сотрудника расположено за границей, то при его зарубежной командировке и средний заработок, и командировочные расходы должны относиться к доходам от источников за пределами РФ. Отметим, что такими доходами считаются не только вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, совершение действия за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ), но и иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности за пределами РФ (подп. 9 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Обратите внимание: если компания будет рассматривать средний заработок и суммы возмещения командировочных расходов как доходы от источников в РФ, средний заработок дистанционного работника нужно облагать НДФЛ по ставке 30%, предусмотренной для доходов нерезидентов (п. 3 ст. 224 НК РФ). А командировочные расходы (на проезд, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту) подпадают под освобождение от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Облагаться НДФЛ по ставке 30% будет только сумма превышения размера суточных над установленным в п. 3 ст. 217 НК РФ лимитом для зарубежных командировок, равным 2500 руб. в день.

Командировка в офис работодателя

В письме от 11.01.2013 № 03-04-06/6-3 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда местом работы сотрудника является представительство российской компании за рубежом. Этот сотрудник направляется в командировку в офис компании, расположенный в России. Специалисты финансового ведомства указали, что выплаты среднего заработка, сохраняемые при направлении работника в служебную командировку, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, производимые российской организацией, относятся к доходам от источников в РФ.

Мы тоже считаем, что средний заработок и суммы возмещения командировочных расходов, полученные работником, трудящимся за границей, при его командировке в Россию, являются доходами от источников в РФ. Ведь во время такой командировки деятельность работника ведется в России. А вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, совершение действия в РФ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ), а также иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в РФ (подп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ), относятся к доходам от источников в РФ.

Обложение среднего заработка и сумм возмещения командировочных расходов осуществляется в том же порядке, который мы описали выше. Единственное отличие — НДФЛ облагается сумма превышения суточных над установленным в п. 3 ст. 217 НК РФ лимитом для командировок по России, равным 700 руб. в день.

Нормативная база

  • Трудовой кодекс РФ, статьи: 310, 312, 166-168, 203, 259,49.1,
  • Налоговый кодекс РФ: п.3 ст. 217,
  • Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ №749),
  • Письма Минфина России: № 03-03-06/1/31945, № 03-03-06/1/30978, № 02-03-10/37209,
  • Письмо Федерального Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

Что говорит закон?

Дистанционный сотрудник – лицо, выполняющее работу за пределами офиса компании и взаимодействующее с руководством при помощи информационных технологий, телекоммуникационных сетей.

Примеры подобных профессий:

  • программист,
  • бухгалтер,
  • консультант товаров и услуг,
  • юрист и т. д.

Надомные и удаленные сотрудники ведут свою деятельность в месте, находящемся далеко от организации.

Поэтому даже поездка дистанционного работника к работодателю является командировкой – такой вывод следует на основании ТК РФ.

Причины могут быть разными. Например, при курировании строительных объектов, когда необходимо заключить договор с новым контрагентом, который заинтересовался предложением компании.

Подобная деятельность предполагает регулярные поездки в головной офис.

Запрещается направлять в командировку лиц, не заключивших трудовой договор с компанией.

Другие ограничения:

  • беременные сотрудницы,
  • несовершеннолетние граждане,
  • работники, подписавшие ученический договор.

Сроки командировки

Продолжительность поездки устанавливает руководитель предприятия, учитывая особенности выполняемого задания.

Законодательство РФ сроков не регламентирует, но имеются формулировки относительно границ:

  • первый день командировки – дата фактического отправления транспорта по направлению к головному офису или другой регион,
  • последний – число, когда служащий вернулся на место постоянной работы.

Текущие сутки длятся до полуночи (включительно), а после – начинаются новые.

Скачать журнал учета командированных работников вы можете тут.

Согласно ТК РФ, на дистанционных сотрудников распространяются гарантии, предусмотренные для обычного персонала:

  • на период отсутствия сохраняется должность,
  • средний заработок не изменяется,
  • компенсируются целевые затраты.

Граждане, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировку только с письменного согласия и при условии, что это не причинит вред здоровью (подтверждение медицинской справкой обязательно).

Работодатель обязан сообщить, что они имеют право отказаться от поездки.

Аналогичные гарантии распространяются на одиноких родителей, опекунов несовершеннолетних детей и сотрудников, ухаживающих за нетрудоспособными членами семьи.

Оформление командировки дистанционного работника к работодателю

Рассматриваемая процедура осуществляется по общим правилам.

Перед отправлением служащего в поездку необходимо подготовить:

  • Приказ, заполняемый по форме Т-9 или Т-9 а. В нем обязательно оговаривается продолжительность, основание, а также за чей счет компенсируются расходы.
  • Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт и время нахождения служащего в поездке. Не оформляется только при 1-дневном отсутствии или по решению работодателя.
  • Служебное задание — составляется для определения цели поездки и отражения достигнутых результатов.

Бланки указанных документов можно скачать здесь:

Заполненные формы документов представлены ниже:

Законодательство разрешает организациям создавать собственный бланк. Однако эксперты рекомендуют использовать приведенные выше формы, чтобы отношения между работодателем и служащим регулировались Трудовым кодексом.

Тогда при компенсации расходов не возникнет лишних вопросов у налоговой инспекции.

Возмещение расходов

По возвращении из командировки дистанционный сотрудник предоставляет авансовый отчет.

К нему прилагаются документы, подтверждающие использование денежных средств по назначению:

  • билеты на транспортные средства,
  • счета на проживание в гостинице,
  • суточные,
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Согласно Трудовому кодексу, служащий получает компенсацию этих затрат.

Порядок возмещения устанавливается в коллективном договоре или локальных нормативных актах предприятия. Допускается дифференцированный подход.

Аванс выдается перед отъездом сотрудника в командировку, остальные затраты компенсируются по возвращению на постоянное место работы.

Выплата денежных средств возможна на зарплатную карточку – такая операция правомерна.

Страховые взносы

При перечислении средств во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР, ФОМС), не подлежат налогообложению средства, компенсирующие целевые расходы (основание: №125 ФЗ).

Пример:

Р.В. Бирюкова живет в г. Новосибирске и сотрудничает по дистанционному договору с фирмой «Магнат», находящейся в г. Москва. В период с 27-29 июля 2018 г. находилась в командировке – была вызвана в головной офис. Размер суточных в коллективном договоре установлен 850 руб. Перед отъездом в бухгалтерии выдали аванс в размере 14 000 руб.

В авансовом отчете Р.В. Бирюкова указала следующие документы, подтверждающие целевые расходы:

  • авиабилет из Новосибирска в Москву и обратно – 13850 руб. (в т.ч. НДС 1800,5 руб.)
  • проживание в гостинице – 7840 руб. (в т.ч. НДС 1019,2 руб.).

Выполняемые расчеты:

Определяем размер командировочных затрат: (13850-1800,5) + (7840-1019,2) + 850*3дн. = 21420,3 руб.

Выделяем НДС: 1800,5 + 1019,2 = 2819,7 руб.

Суточные превышают нормы, установленные законодательством.

Следовательно, НДФЛ с суточных составит: (850 – 700) * 3 дн. = 450 руб.

Сумма возмещаемых затрат будет равна: (13850 + 7840 + 850*3 дн.) – 14 000 — 450 = 9 790 руб.

Фирма «Магнат» обязана выплатить Р.В. Бирюковой 9 790 руб.

Нужен ли приказ на командировку за счет принимающей стороны? Смотрите тут.

Как внести изменения в Положение о командировках? Информация — здесь.

Личная или электронная подпись?

Командировочные документы требуют подписи не только руководителя, но и дистанционного работника.

Она бывает двух видов:

  • Личная подпись. Привычна, не несет никаких рисков, однако документооборот длится гораздо дольше. Контрагентам приходится пользоваться услугами почтовой связи. Пересылка длится от 3 до 14 дней, в зависимости от региона, а ждать столько времени не всегда возможно.
  • Электронная подпись (ЭЦП) – позволяет обмениваться документами через e-mail. Осуществляется при помощи индивидуального ключа и представляет собой аналог рукописи в цифровом виде. Удобна в использовании, существенно экономит время и защищает авторские права. Однако секретный ключ должен быть обеспечен очень надежным паролем.

Следовательно, для решения срочных задач пользуйтесь ЭЦП (для получения обращайтесь только в аккредитованные центры).

Если продолжительность документооборота не играет большой роли, применяйте на практике более привычный способ.

Командировка дистанционного работника к работодателю – неизбежный процесс для многих предприятий. Какие документы нужно подготовить, как правильно компенсировать расходы и заплатить налоги – теперь у вас есть ответы на подобные вопросы. Оформляйте поездку грамотно!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область - +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область - +7 (812) 309-85-28
    • Регионы - 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Законодательное обоснование

Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

  • Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
  • Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
  • Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
  • Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
  • Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку

Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:

  • С сотрудником заключено трудовое соглашение.
  • Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
  • Цель командировки – исполнение задания работодателя.
  • Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.

Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.

Запрещается отправлять в командировку этих работников:

  • Беременные (статья 259 ТК РФ).
  • Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
  • Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).

Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:

  • Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
  • Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.

От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.

Особенности оформления командировки

Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот. В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.

Документальное сопровождение

Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:

  • Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
  • Удостоверение по форме Т-10.
  • Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
  • Отчет об исполнении задания.

Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.

Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.

К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.

ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.

Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.

Дополнительные особенности

Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.

Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.

Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника

При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.

Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.

Обзор документа

Минтруд России указал, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с ТК РФ.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ: