Гражданское право

Где взять номер документа приемки

"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты),

- информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления,

- поздравительные письма и телеграммы,

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" .

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

- очередной порядковый номер,

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ "__" ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого
получен

ОАО
"Бизнес
Портал"
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

- подписания (для документов, не подлежащих утверждению),

- утверждения (для документов, подлежащих утверждению),

- заседания или принятия решения (для протоколов),

- события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 - номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К - отдел кадров, 05 - номер дела по номенклатуре дел, 61 - порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Возврат одежды в магазин куплена по безналу

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Темы:

  • Регистрация документов
  • Входящие документы
  • Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

    Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

    Чтобы отправить «Уведомления об отказе», необходимо:

    • нажать кнопку «Уведомить об отказе»,
    • откроется окно «Укажите причину отказа», где в специальное поле необходимо ввести текст с причиной отказа,
    • нажать кнопку «ОК».

    Как сформировать и отправить в ИФНС пакет истребуемых документов В «Референте» в разделе «Выходной контроль» нажмите кнопку(Представление ФНС), откроется окно «Представление отдельных документов в ФНС». В этом окне с помощью кнопкивыберите тип документа («Истребуемые документы») и ответственное лицо. С помощью кнопкивыберите требование, на которое вы отвечаете. В открывшемся окне «Выберите требование налогового органа» выберите необходимое требование (в данном окне отображаются требования, пришедшие за последние три месяца) и нажмите кнопку «ОК».
    После этого автоматически заполнятся поля «Налогоплательщик» и «ИФНС».
    К тем правилам регистрации входящих документов, которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:

    1. Каждое входящее письмо, независимо от того, сколько раз и какими способами оно было отправлено, может быть зарегистрировано только под одним регистрационным номером. То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации.

    Формирование и отправка ответа на «требование но» в пк «спринтер»

    Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.

    • Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.
    • Входящие документы: примеры проставления регистрационных номеров Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе.

    Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа.

    Акт приёма-передачи документов

    Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.

    • В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации.
      Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

    Некоторые секреты входящих документов

    Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

    Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

    Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

    В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

    • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
    • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
    • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
    • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

    После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
    Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
    Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

    А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

    Основные правила оформления акта приема-передачи документов

    Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

    При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

    Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

    Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

    В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

    Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

    С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

    • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
    • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
    • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
    • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

    После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

    Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

    В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

    При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

    Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

    После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

    Необходимые шаги перед регистрацией документа

    Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

    В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

    Сохранение конверта не обязательно за исключением:

    • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
    • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
    • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

    Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

    При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

    Правила регистрации входящих документов

    • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.

    Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

    • Рекламные письма,
    • Периодические издания (журналы, газеты),
    • Поздравительные открытки,
    • Копии постановлений государственных организаций,
    • Информационные материалы,
    • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

    Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

    Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

    Кому и когда это нужно?

    Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

    В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

    Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения – 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

    «4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

    Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги. И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.

    Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

    Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

    Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

    Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка, без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».

    Как должно быть?

    ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации – так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.

    3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

    Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

    Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

    Что творят!

    Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

    Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

    но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

    Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

    В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

    Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну – с регистрационным номером и датой, вторую – с подписью должностного лица:

    Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции, в подписи, в надписи, заверяющей копию, в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

    И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

    Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

    С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

    • если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»,
    • часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

    «Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

    Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

    • слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом,
    • личный росчерк должностного лица организации-адресата,
    • его расшифровка в виде фамилии и инициалов,
    • полное указание должности, включая наименование организации,
    • дата получения документа.

    Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.

    Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

    Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

    Доставка по «обычной» почте

    Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

    При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

    Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.

    Доставка по «обычной» почте

    Доставка по электронной почте

    Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.

    В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

    Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов – это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация – подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

    Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

    Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

    Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

    7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

    7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.


    Смотрите видео: Акт приема-передачи квартиры в новостройке и оформление собственности. 25 советов покупателю. (July 2020).